无论在学校还是在社会的工作岗位上，每一个要做的task都是有时间限制的。比如，考试要在时间范围内答题，工作一个月会拿到工资等。那么考试时能合理利用时间的话，就可以有更多集中想问题的余地；一个月的时间内能合理分配工作的话，就能完成相对较多的事情，在职场上更有竞争力，更容易被提升等。

 
　　相信大家，常常可以听到这样的传说：某同学每天只睡4-5小时，早上6点就起来进行赛艇训练，8：30开始上一天课，然后晚上参加各种社团活动，各种听讲座，各种社交活动，还要写作业，到凌晨1、2点钟的时候睡觉。真心羡慕这样天然不需要长时间睡眠的人，因为她们通常精力更充沛，也能做更多的事情。

　　除了这些天然不用睡觉的人，统治这个世界的还有另外一种人，就是效率奇葩。比如这届牛津MBA班上有位美女学者，在众多学霸吐槽MBA学业压力太繁重课程太多作业太多项目太多的时候，她却表示，MBA只是她在牛津做的三件事情之一，此外她还腾出时间做另外两件也很不容易的事情——写书和做自己的文化咨询项目。她究竟是怎么做到在不牺牲睡眠的同时，兼顾这三件颇有挑战性的事情的？下面就让我们一起来看看牛津美女学者Anna是怎样合理利用时间的，相信能给到大家一些启发。

　　Anna说，自己主要是减少碎片化的时间，而把时间都凑成整块的，去完成一些大的事情。比如，她不用Facebook, 只用邮件和电话，此外，她也不参加太多社交活动，除了踢足球，这样既可以锻炼身体，也可以社交。在她看来，许多人浪费时间的原因就是时间的碎片化，以及许多低效的社交活动。

　　和Anna表达类似观点的还有她的瑜伽老师Sophie。Sophie在商学院开一门课，叫做“商业与冥想”，专门教企业家如何提高效率。Sophie总结出的一个关键词，就是mindfulness, 所谓的mindfulness就是在做一件事情的时候全心专注于此。而在Sophie看来，许多企业家效率不高的原因，也就是因为他们总是害怕错过一些信息，所以和客户谈的时候不停接所谓的重要电话，影响了会谈，回公司开会的时候又想着刚才和客户谈判哪里没处理好，影响了开会……

　　前段时间，笔者去参加了学校里一个关于时间和压力管理的workshop，老师一开始就直截了当地说，很多人效率低下的原因就是太贪心，想做太多的事情。其实所谓的提高效率，不是说本来一个月写一篇论文，现在要写两篇，而是如何让那一篇论文在更短的时间内更有效地去完成。“毕竟，人的个体差异很大，制定一个不切实际的目标，只会让你的时间管理变得无效。”

　　在方法论这个视角上，Anna给出的建议就是把事情分为“紧急而重要”、“紧急不重要”、“不紧急但重要”、“不紧急不重要”四项。其中，“不紧急但重要”的事情最应当引起大家警觉，因为它们不紧急，往往容易被忽略，久而久之，这个目标就永远达不到。比如想学习一门外语，但是每天一忙，就觉得“抽不出”时间给它。对此，Anna的建议是，如果有可能，反而要把这种“重要而不紧急”的事情的放在“紧急”的事情前面，后者因为有急迫感，她们是一定会想方设法去完成的。

　　这其中，最折磨人的可能就是“紧急但不重要”的事情了。比如说，朋友要求帮忙，这件事可能对她/他来说很重要，但是对你来说不重要，却要花费你很多时间。怎么办？Anna认为，提高效率不是说让她们成为冷漠的人，但是“烂好人”却也同样不值当。如果仅仅是碍于情面而去做，不如直截了当地告诉朋友你没法做，然后再解释和道歉。

　　前文提到的mindfulness的方法也非常重要，就是如果决定了做一件事情，就专注于此。对此，Anna提到，从一件事情转换到另一件的过程非常重要。例如，大家可以把想做的全部事情先写下来，这样就不会因为害怕忘记，而在做一件事情的过程中插入另一件事情；也可以通过慢走等方式（其实也是一种冥想），总结梳理上一件事情，同时为下一件事情清空头脑。有时候，在烦躁忙乱的情况下虽然做了好几件事情，但其实质量都不高，还不如暂停下来，清空大脑，短暂的休息之后再投入进去。

　　Anna说她在来英国之前，就感觉到西方人很喜欢用邮件，邮箱比电话号码都好用，来了英国更感觉如此。显而易见，相比打电话，写邮件的过程更需要人的思考和提炼。笔者有个企业家朋友，每次接单她都要求中国客户用邮件把想要的内容写给她，她觉得这样他们会想好了再说，而不会像打电话那样，自己都不知道要什么，东一榔头西一锤子，变来变去。明确的表达，也有利于提高沟通效率。

　　邮件的另外一个好处是不会打扰别人的工作安排。在中国，大家都喜欢打电话，这样的好处当然就是提高了优先级。但如果别人恰好在做另外一件事情，或者在毫无准备的情况下接的电话，效率其实是不高的，笔者自己就有深刻的体会。所以笔者现在在英国，一个比较大的改变就是尽量保证整块的时间去工作，然后专门留出一段时间集中处理各种邮件以及来自国内的微信信息，尽量避免时间的碎片化。

　　不过，无论在国内还是在英国，无论用邮件还是用电话，Anna表示她觉得在公司里，影响效率很大的一个原因就是层级之间的不透明。比如，A董事长圣诞前夕要回家，从英国到法国，让B秘书买一张机票，但是B接收到的指令只是买一张机票，于是她花了很多时间去买，但是因为圣诞前夕的机票太难买了，她没买到。其实，要是B秘书知道A董事长只是想回家，那么她可能就会同时提交好几种可行方案，比如买火车票、大巴票之类的，事情也可以更有效地解决。但事实却往往是，因为层级间的不透明，白白浪费了下级员工许多时间精力。

　　笔者曾经采访过的一家中国互联网公司，在这方面做得好。从总裁到最底层的小员工，大家工作日程表都是共享的。笔者当时约总裁的采访，接待她的副总裁表示，根本不用问总裁的时间，直接看一下他的日程表就可以，哪天有空就直接把采访邀约写进去，他自己也马上会看到。反之，总裁约员工之前也是先看一下对方的日程表，选择两个人都有空的时间，因为很有可能总裁挑选的日子，员工需要去和重要的客户约见，或者有别的重要事情，而碍于上下级关系，员工也往往会推掉这些约见去见总裁，这样反而影响了工作效率。

注：本文来自 成都七中国际部 

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