加拿大移民部每年都将接受并处理众多的各类申请案件，管理并监控这些申请案件的处理过程需要一个超级的信息系统。全球案件管理系统(the Global Case Management System,简称GCMS)就是加拿大移民部（CIC）内部使用的单体的、综合的、世界范围的用以处理移民和公民申请的信息系统。GCMS系统中存储了 处理这些移民和公民申请所需要的一切信息，这些信息包括但不仅限于：客户身份信息（比如姓名、性别、生日、国籍等）、联系方式和历史记录、教育和就业信息 等。在这个新的案件处理系统实施之前，移民部使用2个旧的信息系统来 管理申请案件。一个是在加拿大境外使领馆使用的CAIPS，是“Computer Assisted Immigration Processing System”的简称，意思是“计算机辅助的移民信息处理系统”。一个是在加拿大境内使用的FOSS，是“Field Operations Support System”的简称，意思是“现场作业支持系统。”现在这两个旧的信息系统正逐步退出使用，而被替代成前面提到的GCMS。 在GCMS这个全球化的电子信息系统中留存了加拿大移民局所有分支机构处理移民、留学、团聚、探亲、工作、访问等所有签证申请的审批记录。也就是说，这个 信息系统中保存了每一份签证申请的详细处理过程，包括申请材料收到时间，申请费递交时间，签证官的处理时间，审批意见，以及最重要的签证笔录（visa notes），就是签证官的审批笔录，比如为什么拒签，拒签的具体原因，为什么要求面试，面试的过程，对那些材料持有怀疑并需要进一步查实，如何查实等 等。另外，该档案中也保存了使馆和申请人之间的信件往来记录，比如何时发出补交材料通知，何时收到补充材料，何时发出体检通知，何时收到体检结果，等等。 对于联邦技术移民申请人来说，系统里还记录有签证官初审时的评分结果，分项多少，总分多少，是否需要背景调查等等的重要信息。总之，这是一个动态的信息系 统，它在处理签证申请中根据处理进程不断追加记录各种信息，直到整个签证申请完全处理完毕。它是各类加拿大签证处理的一份最详细的官方记录，这个记录中也 保存了关乎签证申请成败的重要信息。对于每一个加拿大签证申请人来说，这个电子档案在移民部收到申请材料的时候就已经开始建立，并且持续更新，直到整个案件处理过程全部结束。这些由移民官员 创建的信息记录和申请人所提交的申请表格和申请材料就构成了我们所说的签证档案。而在申请人以后再与加拿大移民局打交道的时候，比如留学结束后申请移民， 探亲结束后再次申请探亲，结婚后申请团聚移民，申请父母团聚等等，签证官还会调出申请人以往的签证申请记录进行查验核实，也会在新的申请档案中记录以往的 信息。对于移民局来说，签证档案不仅仅是处理签证申请的决策过程的工作记录，而且是为将来可能的司法诉讼保留下的重要证据。根据加拿大移民法，就算是海外的签证 申请人也有权对自己认为不公平的拒签结果到加拿大联邦法院提出司法诉讼。如果司法诉讼被批准了，移民局所提供的应诉材料就是保留下来的这个签证档案。然 后，在加拿大联邦法庭上，诉讼双方就会围绕签证审批记录来进行辩论了。所以，签证官在处理签证申请时，必须要写下详细的拒签理由，以及支持这些拒签理由的 事实依据，并记录下整个决策推理过程。根据加拿大的相关法律规定（主要是《知情法》或《隐私法》），加拿大公民或永久居民及在加拿大境内的外国人都可以合法地获取一份关于自己的签证档案。而居 住在加拿大境外的签证申请人则可以委托加拿大的注册移民顾问代理申请获得一个签证档案。签证档案一般只能邮寄到一个加拿大境内的地址。此外，按照《知情法》或《隐私法》的规定，接受并处理签证档案查询申请的部门是一个独立于相应的政府部门的一个专门机构，也就是说处理调档申请的机构和处 理签证申请的机构是两个互不相干的业务机构。申请人申请获取自己的签证记录丝毫不会影响自己的签证申请进程，在某些时候甚至可以加速签证申请的处理。下面 会详细介绍调取签证档案的意义。前面介绍了什么是加拿大签证档案，这里详细分析一下为什么要调取签证档案。加拿大签证档案存在于加拿大移民局处理签证申请的一个全球化的电子信息系统中， 签证人可以通过合法的途径获得一份签证档案记录的打印文本。那么在什么样的情况下，签证申请人需要调取自己的签证档案呢？总体上可以分为以下四种情况：在申请加拿大签证时，尤其是在申请留学、工作、探亲访友、商务考察等短期类非移民签证时，加拿大使馆给出的书面拒签理由相当笼统，无非是移民倾向、资金不 足等相当模糊和笼统的说辞。这个时候如果能调取签证档案就可以获得更详细的拒签原因，然后再根据原因找出应对措施、补充材料，这样在再次申请的时候就更有 把握能获得通过。这里有个真实的案例：有位同学获得了加拿大多伦多大学的录取，但在申请加拿大留学签证时被以资金不足的理由拒签了，家长和学生都觉得这个 理由给的很冤枉，因为家庭提供了将近90万人民币的担保金，这还嫌不够吗？父母都是政府公务员，有很稳定的工作和收入，另外家庭还有股票、基金、商铺等的 投资，父母的工作收入证明、房产证等的证明也都提供了。实在找不出其他可提供的材料了。为了不至于失去就读加拿大名牌大学的机会，学生家长于是又准备了 20多万的存款证明，把担保金金额追加到110万元进行第二次签证。但结果还是被拒签，理由还是资金不足。这下家长和学生就更搞不懂了。别的学生有的提供 50多万的担保金就能成功获签，这里都提供了100多万却还是拒签。实在搞不懂。在获得了有关签证档案的知识后，家长和学生抱着试试看的态度，委托我们查 询了他的CAIPS签证审批记录。收到CAIPS信息后，通过阅读签证笔录（Visa Notes)部分，我们很容易就搞清了签证官两次拒签他的真正原因。真正的拒签原因不是担保金数额不足的问题，而是没有提供足够的家庭活期存款记录。虽然 前两次都提供了父母的工作收入证明，但工作单位开具的收入证明信的可信度不高，签证官却想了解家庭的日常的银行往来记录，以确定他们家庭的准确收入和资金 情况。在第三次的签证申请中，学生补交了父母的工资存折和活期银行卡的对账单，结果成功签过。如果不调取签证档案，学生和家长可能还找不到拒签的根源，还 在错误的方向百思不得其解。这对于其他短期非移民签证也是一样的，如果出现了拒签，并且申请人还想重新申请的话，一定要先调取签证档案，然后根据签证档案 有的放矢、确定再次申请的材料，才能最大程度地保证签证申请顺利通过。对于一些移民类签证，特别是技术移民、团聚移民、投资移民、企业家移民等的移民申请，签证处理周期很长，最短也得半年以上，长的能拖上3、4年，甚至更 久。而且，在这些类别的签证审批过程中，各种新政策信息不断，充满变数。申请人在递交签证申请后如果仅仅使用使馆的网上进度查询，往往并不能确切知道自己 的移民申请究竟是何种状态。如果学会调取签证档案，则可能避免走很多弯路。这里我讲一个我自己的例子。我当时是在留学期间在美国的水牛城递交的移民申请。 按照当时的处理速度，大约1年就能得到结果。但递交申请半年后，留学课程读完，然后我就回国等移民申请结果。这期间把邮寄地址从国外改到国内，然后就没再 管它。结果一直没有消息，网上查询状态一直显示 “in process”（在处理中）。又等了1年，突然收到一封信，是体检通知。信上还有个大大的手写的“final”（最后通知）。这时距离最初递交移民申请 已经有将近2年时间了。这封信上明确说明，前面已经给我发过2封通知了，但都没有收到回应。现在是第三次也是最后一次发出体检通知了，如果在60天内还没 有回应，就认为申请人已经没有兴趣移民加拿大了，移民局将按照申请人终止申请进行处理了。移民申请被终止后，申请人必须重新递交表格和申请费才能再次申请 移民加拿大。当下真是又庆幸又后悔，庆幸的是这最后一次通知收到了，后悔的是自己应该早查询一下CAIPS。因为我当时也略微了解一点签证档案的事，但没 有认真对待，结果差点误了大事。究竟中间那两封信为什么没有收到，也无法追查 了。加拿大使馆的通知一般总是以平信方式邮寄，最多是挂号信件，而且信件丢失的事情在国内也是常有的事。后来我就赶紧发传真到使馆说明前面2封信没有收 到，然后补交各种材料继续申请。后来我还委托加拿大的朋友查询CAIPS以确认使馆收到我的补料，直到顺利完成申请过程。经过这个事情我得出一个教训，在 移民申请过程中，如果自己的申请超出常态，不管是处理时间过久，还是有其他异常，都要利用调档来确认申请状态，以便能提前做好准备。另外，对于自己没有把 握的移民打分也可以通过查询CAIPS进行确认。比如技术移民递交后一般会先有初审，初审的时候就会给出移民打分结果，但这个打分结果并不一定和自己预期 或自评的分数一致，会有变数。比如我自己虽然硕士学历，但移民官却只给打了22分，并不是25分。还有，通过查询CAIPS就能知道使馆早在我递交申请后 第10个月的时候就发出体检通知了。如果早查询 CAIPS就不会白白多等这一年多时间了，就会提前一年多时间登录加拿大了。不管是自己办理还是通过中介办理，有很多人在递交签证申请时不知道自己也要保存一套申请材料的复印件。在签证申请中，有很多的申请表格和其他材料在递交 后，加拿大使馆就不再退还给申请人。这些申请材料在加拿大签证办公室一般要至少保存7年以上的时间，有些申请表格和重要的申请材料还会电子化后永久保存。 而签证申请人通常后来还会申请别的签证，比如留学生学业完成后会申请移民签证，父母则可能会申请团聚移民签证、探亲签证，甚至投资移民签证等。在申请人再 次申请签证时，移民官就会调取原先的签证材料进行信息核对，核对的信息包括签名是否一致、护照信息、兄弟姐妹关系、父母子女关系、教育工作经历、过往的签 证记录等等。这个时候，如果后面的签证材料上填写的信息和前面签证申请材料的信息有较大出入，可能就会引起很大的麻烦。这里再举一个真实的案例。有一个学 生的妈妈在女儿留学加拿大后申请短期访问签证参加女儿的毕业典礼。但这个访问签证被拒签了，而且拒签的理由很严重。拒签信上，签证官指出签证申请人提供了 不诚实的申请材料，是不实陈诉（Mispresentation），按照加拿大移民法的规定，2年内将被禁止进入加拿大。学生的妈妈一下子就懵了，自己没 有提供什么虚假的材料啊！拒签信上也没细说到底是什么样的虚假材料。等调出签证档案来一看，真相大白：在女儿申请留学签证时，妈妈的就业信息填写的是家庭 主妇；而现在申请访问签证时，在同样的时间段里，妈妈的身份变成了公司经理。就是这个信息上的矛盾造成了签证官认为签证申请人提供了虚假的信息。当然，这 个时间上的冲突也可能是由于粗心大意造成的，但如果申请人曾经留存过一份原先的申请表格，那么就可能不会导致这样的情况出现。因此，签证申请人在递交签证 申请时一定要预先保留一份申请材料的复印件，这样不管是在签证申请过程中补材料还是在后续的签证申请中，都可以做到前后一致、从容应对。如果申请人当时忘 记了保留一份申请材料的复印件，那么现在可以通过调档的方式从加拿大移民局调取一份签证档案留底，这份签证档案中就包含了加拿大签证办公室留存的所有申请 表格和其他申请材料。在某些情况下，移民官可能会要求签证申请人前往使馆进行面试。这通常因为申请人的签证申请材料中有些信息需要向申请人当面进行核实或者其他的原因，对于为什么会要求面试的具体原因，签证档案里通常也会有记录，这个记录通常是在发出面试通知之前就已经输入到了电子签证档案里了。在时间允许的情况下，如果申请人能在面试之前把要求面试的背后具体原因查询出来，就可以有针对性的准备签证面试，不至于在面试的时候对超出预计的问题无所适从。另外有的时候，如果签证申请出现停滞状态，也可能因为使馆等待第三方的调查结果。这个时候如果能及时调档，有可能把使馆调查的原因查询出来，以便能及时应对使馆的调查。总之，我们知道签证申请的审批过程是完全独立的外国使馆的行政行为。申请人在提交了自己的签证申请后，通常情况下就失去了对签证申请的控制能力，剩下的就是等待 一个申请处理结果或使馆的补料通知、面试通知等。这样，调取签证档案就成了申请人一个最有力的途径来了解自己的申请状态和使馆的处理进程。最后，不管是为 了查询申请状态、解拒签原因，还是为了留存签证申请信息，调取签证档案都是很有帮助的并且非常廉价的一个工具。
以上内容系百利天下加拿大学院老师独家解析，转载请标明出处哦！
