作为一个英国留学僧,不会发E-mail可不行

2018年08月16日 UKEC海外区



来英国之前,小u哥国内的的长辈介绍了一个英国本地的长辈给我认识,当时说留下联系方式,到了英国之后也好有个照应。于是大叔给我留了他的邮箱。

当时沃的感受是满脸问号,这么敷衍么...?邮箱有个锤子用....?


后来来了英国之后才深有体会,Email才是人与人之间交流沟通的最主要方式…..


最开始我是拒绝的的。什么事儿都得写个Email感觉头很铁,打个电话或者发个即时消息岂不是更方便.....?歪果仁真是矫情啊。。。


但是,电子邮件的好处后来就慢慢体会到了

首先,详细的文字解释们能够让彼此更好的领会对方的意思,而且又能够让你深思熟虑之后写出完整连贯的话语,避免了打电话时说话卡壳、几个词反复倒不过来的尴尬。

比如课后因为一个不怎么理解的知识点想询问老师或者同学一波


记得在我们开学第一课的时候,院长就和我们讲了邮件的重要性以及一定要礼貌且完整的写邮件。

给对方留下一个美好的印象,也会给自己的事情进展加分(我猜的)。


相信邮件咱们英文水平棒棒的小盆宇们都会写,那今天小u哥就和大家说说有哪些细节需要注意吧~



Point 1: 主题

一定要写

有些固定性质的邮件比如简历、作业等会有要求主题怎样写,一般要包括身份信息。另外的邮件要提取你所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道这封邮件大致关于什么,以及紧急程度是怎样的。



Point 2: 邮箱昵称(自己的)

这真的是个比较尴尬的细节
有些用QQ邮箱的小伙伴可能自己设置过一些比较杀马特的域名……(而且还没法改)或者是直接就显示了QQ昵称…. 一定要在发重要邮件时避免暴露这种域名。
(小u哥收到过一堆邮件昵称 Supergirl, 什么your little cutie,永不屈服什么的真的是awkward.....)

如果可以修改显示在对方的邮箱昵称的话,把邮箱昵称改成自己的名字(当然不要写中文名)会比较好一点~


Point 3: CC是什么?

抄送(Carbon Copy)

有时候,Instruction会要求把作业发送给某老师,并抄送给某老师。

一定不要搞反了哦~ 尤其是以后到了工作中,部门,层级划分分明的公司是非常注重这点的!

落款问候语:这点可能有些小伙伴比较头疼。

但其实只要用对了语气强度,用哪个词都是可以的啦。下面是一些常见的问候语:

Yours sincerely (一般给不熟的人)

Yours cordially (一般形容发自内心/温暖的 邀请或者感谢)

Respectfully (这个不需要解释了吧..)

Best (酷酷的一个best...反正小u哥喜欢用 All the best,表祝一切顺利)

Regards (kind regards, 衷心的问候)

Your student (你酷酷的学生,)



Point 4: 个人信息设置

这个呢是进入职场的人最好要有的。相当于个人名片。

英国的公司员工和PhD一般都会要求有这种落款。

格式的话大概是这样子的:

全名

职位/专业

部门/院系

工作单位/学校

地址,邮编

联系电话(非私人电话)



Point 5: 开头称谓

如果不知道邮件确切要写给谁该怎么办?

开头用这样一句话:To whom it may concerned(致相关人员)

或者写Dear officer,Dear Sir/Madam 等等都可以的。

给导师发邮件一般都要是 Dr. xxx, 不要用Mr. or Mrs. 

如果想要表达比较强烈语气(不满意),或者回复熟悉的人的邮件时,可以不写称呼,直接用Hi或者Hello开头。


总之,在写邮件时一定要多检查几遍,尽量减少错误,会让收件者对你印象加分~ 

而且需要注意的是,一定要把礼貌记在心上哟~ Please,Tank you一定要写~

作为你们的小天使

怎么可能三言两语就完了

小u哥给你们准备了一波常用的例句

收藏起来备用吧!


客气的邮件问好:

周一/周二 可以用

  • I hope that your week is off to a great start.

  • Hope you had a great weekend.

万能用法

  • Hope you're well / Hope you are doing well 

  • I hope this message finds you well.


请别人帮忙(发文件等):

  • At your convenience, would you please send me.... 最后再加上 Thanks for your assistance.


寻求意见:

  • Our team would appreciate your insights / input on ....

  • Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.


道歉:

  • My sincere apology for this unfortunate situation, and i will address to xxx immediately. Again, please accept my most sincere apology. 


文章打了草稿,请求上司过目:

  • Attached is the drafted xx file. It is still a work in process but I would like to see if anything immediately stood out to you as odd or worthy of follow-up.

自动回复设置参考:

  • Thank you for your e-mail. I will be out of the office on vacation from XXX - XXX with no access to e-mails. I apologize for any delay in response to your e-mail. And I will respond to your e-mail as quickly as I can when I return to the office on Monday, April 18th. Many Thanks.


  • Thank you for your e-mail. I am out of the office in meetings on XXX and XXX with limited access to e-mail. If you need immediate assistance, please contact me via my mobile phone. Thanks a lot.

最后提醒一下通过我们UKEC申请学校的小伙伴们,邮箱可是非常重要的东西哦~一定要从现在开始就建立这样的意识~


如果你申请学校的邮箱是老师帮你注册的话,千万记得收到offer之后向你的老师要回邮箱和密码!这样才能及时查看到你的学校发给你的开学相关信息~


因为我们的老师每个人都有好多好多同学要照顾到,所以有时可能会忙忘啦

所以我们就主动一点。。为了不错过自己学校发来的相关邮件,一定记得及时检查邮箱

还没有签约的小伙伴们,想咨询英国院校申请的话,可以在后台回复“院校申请”

就能获得我们的联系方式了

反正咨询又不要钱为什么不来试试呢


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