经常听到的很多外贸业务员不停诉苦:
★ 路人甲:"我发了好多邮件给老外,怎么连个回音都没有呢?"
★ 小兵乙:"海外的客户怎么总是说没收到我的邮件啊?"
★ 群众丁:"在谷歌等搜索引擎上找了一大堆客户,可是发邮件后没有什么效果,这是怎么回事啊!"
★ 外贸业务员丙:"上面的问题,都是我们外贸业务员遇到的难题好不好?你们来凑什么热闹撒?"
这样的情况究竟是什么原因,对此,我们又有什么好的方法去规避/改进/优化它?由于教程太长了,我会拆分为多个帖子,每一次都列举几个影响客户回复我们邮件的几个因素,并且给出相应的对策,便于大家阅读消化.

第一类影响邮件回复率的因素:客户根本没有收到过你的邮件!
根据艾瑞报告的一份资料显示,每年因为各种原因无法到达收件人的邮件,就有21%之高.说不定,这个数字还是咱们广大外贸业务员们贡献的呢:) 如果邮件都无法到达客户,哪有怎能指望客户阅读-回复-成交呢?哪些原因会造成客户收不到邮件呢?而我们又该怎么办?

1.发送邮件的域名(邮箱后缀)或者是IP被禁止了
我们外贸业务员的邮箱,很多都有过短期内发送大量邮件的情况.这样折腾几次之后,很可能就被海外的一些邮件服务器锁定了.这个时候,如果你使用同一个邮箱发送,不论怎么努力,都是发不进去的.再加上,现在的很多邮件服务提供商(ESP)都会通过云共享彼此的垃圾邮件库,所以一旦被放进去,则有很大几率发送失败.

解决方案:
(1)通过seo.chinaz.com查看自己的发信IP地址
对于使用企业邮局的业务员来说,一般都会有一个自己的网站为后缀的邮箱,如:[email protected](本地址为虚构).这时可以访问http://seo.chinaz.com,在查询框中输入邮箱后面的部分,然后就会看到关于自己网站的信息,这个就是你们网站的IP地址了.

[使用中国站长查看你的发件地址]

(2)查看自己的发信域名或者是发信IP是不是已经进了黑名单
有了域名和IP地址之后,就可以去一些比较大的BL站点,查询自己是否已经进了黑名单,如:http://www.dnsbl.info,或者是http://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx.在查询界面中输入你的IP地址,就会显示出全球多个黑名单数据库的查询结果.

[邮件地址还没有列入黑名单]

[邮件地址已经列入黑名单]

(3)发现已经进入黑名单了
如果通过查询,你的邮件地址/IP地址已经被进入了黑名单,那么就有可能造成发邮件客户总是不回的情况.如果你在多个BlackList(BL)中都被记录了,那么发海外的邮件,成功率将会很低很低.
解决方案:
[1]联系自己的邮件服务商,更换IP地址.具体方法请自行百度:)
[2]向相关的黑名单组织(BL Server)提交你的申请(成功率极低),这里给出一个例子网址:http://www.spamhaus.org/lookup,也可以在谷歌中搜索相关的BL Server的Removal Center,申请移除操作.不过这个方法不是100%成功的,切记不能依赖.

[填写邮件地址查询是否已在黑名单]

[提示已经存在于某个黑名单,点击这个名字,进入申请列表]

[根据提示进行移除申请]

[3]更换一个新的邮箱.当断不断,反受其乱.如果已经被多个(3个以上)的BL锁定,建议还是及时更换新的邮箱,否则老客户的联系虽然没有问题,但是新发出去的邮件会难以送达客户.
(4)还没有进入黑名单
[1]这时应该继续保持良好记录,不要用当前的邮箱Qun发邮件,最好仅仅用来进行[少量/正常/来往]的客户联系
[2]如果真的有大量的发送需求,如展会邀请,假期通知,新品推荐等正当的邮件,可以使用另一个邮件,专门进行这类工作.

2.客户的邮箱根本就是无效的！
很多时候，我们都是上网收集由于是免费邮箱,很多往都往有每日发送的数量限制,比如网易系列的邮箱,每天只可以发送50封邮件,谷歌可以发送500封,应该是足够了,但是连接速度是个问题,hotmail进垃圾邮箱的几率较高,尤其是作为陌生人发送的推销邮件.
解决方案:
(1)尽量从可靠的来源获取用户的资料，比如展会，在线聊天，名片等途径
(2)从网络上获取的邮件地址，发件之前最好先验证一下，这里给大家一个验证邮箱的地址：http://www.kdd99.com/tools/testmail

验证邮箱是否有效

3.你使用的是免费的邮箱，如163，hotmail，gmail
由于是免费邮箱,很多往都往有每日发送的数量限制,比如网易系列的邮箱,每天只可以发送50封邮件,谷歌可以发送500封,应该是足够了,但是连接速度是个问题,hotmail进垃圾邮箱的几率较高,尤其是作为陌生人发送的推销邮件.
解决方案:
(1)考虑更换企业邮局,最好是服务器在国外的
(2)使用这些邮箱的时候,更应该注意你的邮件标题/内容,详细请见第5条.

4.发件的是一个崭新的邮箱
如果你使用的是一个全新的邮箱,甚至连邮件后缀都是全新的,则应该考虑在开始给正式的客户发件之前,先对邮箱进行培养,也叫Email Reputation Building.一个可以参考的方法如下:
(1)准备Gmail,Hotmail,Yahoo邮箱各一个,如果你有其他国外主流的邮箱(AOL等,请自行谷歌一下 Popular Free Email Service Providers in + 你的目标国家)效果更好
(2)有了这些邮箱之后,用你的新邮箱给这些邮箱都发一封邮件.由于是你自己的邮箱嘛,收到邮件之后,你就回复一下,同时将你的新邮件地址加入这个邮箱地址的通讯录
(3)技巧:
[1].第一封邮件正文中不要带链接
[2].如果在你的收件箱中,这封邮件是在垃圾箱的(Junk Box)的,就点击邮件中的"这不是垃圾邮件"按钮,将这个邮箱地址移除垃圾邮箱.这样下次当别的同一个类型的邮箱,如Hotmail,收到邮件之后,就不胡进入垃圾箱了
(4)其实还有一个灵活简易的方法,发给你那些一定会回复你邮件的客户,或者是你的朋友,同事等,然后大家一起回复,产生来往记录,这样比起一个人操作,省时省力.

5.你的标题和内容是不是有一些“垃圾”内容,从而被挡了下来？
由于邮件推广在全球都被广泛使用,据统计,全球每天的邮件发送量是1440亿封(假设一封邮件的体积仅为100KB,那么每天仅仅邮件的数据量,就有10E11GB!).

主流的ESP对于垃圾邮件的监控和管理是越来越严格了.例如,微软的Spam Email Detect Strategy中就有将近百条规则.

[微软垃圾邮件检测策略流程图]

这些规则中,一个很重要的因素,就是我们邮件的内容,这里不是指具体的内容,而是指在你的邮件标题和内容中所包含的模式,比如敏感词,邮件格式,正文中的链接等等.
(1)邮件标题和内容中含有敏感词
我们外贸业务员为了提高客户的邮件打开率,邮件标题也经常是绞尽脑汁.为了吸引客户,经常会写诸如"best price","top quality"这样的字眼.殊不知,这些被用来"勾引"客户的话,早已经是ESP的封杀目标.客户的邮箱服务器检测到这样的邮件之后,有很大可能被直接拒收.这是因为,类似这样的词汇,推销的性质十分明显,很多垃圾邮件制造者,都会用这些撩人的表述进行营销.
解决方案:
[1]这样的词汇很多,比如这个网址列举的:http://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/The-Ultimate-List-of-Email-SPAM-Trigger-Words.aspx,也可以自己谷歌一下"Spam words in email marketing",再结合自己的邮件实例,在今后的写作中避免使用这类词汇.
[2]还有一类被侦测为垃圾的单词,就是"非正常拼写单词",比如单词内部有空格:s p a c e w i t h i n w o r d,或者是用其他字符代替字母:w0rds,l3tter,或者是颠倒大小写: uPPer CaSE wrOnG.
[3]不要将标题全部大写,并且还打上类似"!!!"这样的符号.如果要表示这封邮件很重要,请使用邮件内置的"邮件优先级"功能,就是那种给邮件前面添加一个感叹号的方法
注意:这并不是说,这些词汇完全不能用,而是说,在第一次发送开发信的时候,尽量不要用.如果是你已经在进行联系的客户,由于你们已经 建立了来往记录,这个时候,使用这些词汇完全没有问题.

(2)邮件格式
现在大部分人都是使用邮件客户端,如Foxmail,Outlook,ThunderBird等,来进行邮件的收发.在编写邮件的时候,一般可以分为两种格式,html和txt格式.html是网页编码格式,经常会产生一些意料之外的代码,有的客户的邮件浏览器和我们编码不同,就会造成邮件格式错乱,链接过多,甚至是乱码.
解决方案:
[1]在给陌生客户发第一封邮件的时候,最好使用纯文本格式发送,成功率将明显高于html格式
[2]如果你是在Office Word, WPS Office这样的文字处理工具中编辑你的邮件内容,不要直接复制粘贴到邮件中,否则会带有很多额外的垃圾格式,比如每行的结尾都会带有<B></B>这样的冗余代码

(3)链接/图片/附件
对于很多发垃圾策略来说,一封由陌生人发送的邮件中,如果包含太多的网址链接,图片,附件的话,被认定为垃圾邮件的几率会很高
解决方案:在初次给海外客户发送邮件联系的时候,尽量不要使用网址链接/图片/附件.即使迫不得已,也应该减少使用数量.

6.你还没有进入黑名单,但是曾经QUN发过邮件,或者你有QUN发的需求
虽然通过BL的检测,你并未被列入发件黑名单,但是如果你曾经进行过QUN发行为,那就仍有一定几率造成发送失败.这是因为你的邮件之前有过"疑似污点",包括:
(1)短时间之内发送了大量的邮件
(2)这些邮件的标题和内容高度重复
(3)收件人对于你的邮件的打开率很低
(4)有些收件人甚至将你的邮件举报为垃圾
(5)你的收件人地址都是通过一些软件(如双喜邮件搜索这类工具)在网上抓来的,这些邮件都是没有质量的,不活跃的邮箱使用着.有的甚至是Spam Trap,这样的话,一个邮箱很快就被列入黑名单了
(6)你是使用邮件QUN发工具发送的邮件,这些工具生成的指纹信息(HALO)都已经被记录在案了,一旦发送,就会被检测到
解决方案:
(1)不要在短时间内发送大量的邮件,比如在1小时内发送了100封邮件
(2)邮件的标题和内容应该尽量不同,如果你在三天内发送的100封邮件,除了收件人不同,其他的内容完全一样,那么就等着进黑名单吧.应该让你的邮件标题和内容都尽量不同,体现出变化.
(3)如果你的邮件地址是用一些软件从网站抓来的,有的甚至连联系人姓名都没有,那么奉劝还是不要发了,这些邮件里面,很可能有Spam Trap(顾名思义,就是邮件陷阱,是由ESP故意虚拟的邮件地址,放到网上让人抓取的,由于这些邮件地址实际上并不存在,如果你给这些地址发邮件,则毫无疑问说明,你发的是垃圾邮件)
(4)如果是使用QUN发工具发送,请联系你的供应商,如何修改软件的发送邮件头和内嵌信息.(比如一些很烂的工具,会在每封邮件的末尾附加上他们的信息)
(5)郑重建议使用多个邮箱从事不同的任务

总结
今天内容的核心就是:如何让你的邮件顺利到达客户的收件箱(inbox),以下是一张今天所讲内容的汇总图,供大家参考.

[怎样让你的邮件符合发件标准,从而进入客户的收件箱]

*本教程涉及到的名词解释*
发件IP:每个邮件在发送的时候,都是从某台服务器发出去的,这个服务器在网络的地址就是这个邮件的IP地址
BL:全称Black List就是黑名单,一旦邮件有了垃圾行为,就会被很多ESP列入BL
ESP: Email Service Provider,邮件服务提供商,比如Gmail,Hotmail,Yahoo,AOL,网易,搜狐等.他们是负责提供邮件服务的,所以对于垃圾邮件的监控手段也很发达
Spam:在邮件营销中指垃圾邮件,制造垃圾邮件的个人或者行为,叫做Spammer
Spam Trap:邮件陷阱,也被称为Email Honey Pot邮件蜜罐.是指由ESP故意伪造的,并没有人在使用的一类邮件地址.ESP会将这些邮件地址放到互联网上,如果有人通过抓取采集等手段得到了这个邮件地址,并且给这个地址发邮件,由于这个地址完全是虚假的,所以ESP就会判定这个发邮件的人是个Spammer,也就是垃圾制造者.

好,本节教程就到这里,如果在外贸客户开发的过程中,能够将以上的几个方面做好,相信你的邮件达到率会有明显的提高.

（转自外贸圈）