上周的推送中,Seed帮大家总结了在职场中如何写正式商务邮件的小贴士。
然而后台也收到一些小伙伴这样的反馈:
该有的部分我都有了,可为什么发出去的邮件还是石沉大海,迟迟没有回复?
这种情况对于职场新人来说并不罕见,最近,Fast Company 杂志就总结出:你的邮件没有得到别人及时的回复,很可能是因为你的邮件中出现了一些“破坏性的问题”,阻碍了沟通的递进和推动。
下面就来看一下这几个问题,你有没有中枪?
主题陈旧
邮件得不到回复的“第一大杀器”莫过于:邮件主题陈旧。
我们常在最初邮件页面上反复回复邮件,主题往往就变成 “Re: Re: Re: Tuesday Meeting Minutes”
这种邮件的问题是:
很可能因为主题似曾相识,别人认为这是一封已经查看过的邮件而忽略掉。
即使事情有了突破性进展,但陈旧的主题也不会让对方有点开的欲望。
解决方案:
修改主题,让别人知道你想要沟通讨论的要点。如果所讨论内容已过时,或需要改变方向,就及时改变邮件主题。
比如,“New Idea to Social Media Marketing” 这样的邮件主题肯定会比 “Re: Re: Re: Tuesday Meeting Minutes” 让别人更想点开邮件看看是怎么回事。
内容没有重点
很多人写不好工作邮件的另一原因是:写邮件如同写散文,“形散神也散”,无中心思想、无明确要点。
这种邮件中都是“车轱辘话”,写了一大堆,但逻辑混乱,想要表达的意思如深水炸弹,埋在大段大段废话背后。
这种邮件的问题在于:
你这是强迫收件人像做中学阅读理解题一样,要很认真阅读才能找到中心思想,无形中增加了阅读障碍。浪费别人宝贵的时间,破坏别人心情,让收件人对你反感。
解决方案:
在点击“发送”前,弄清楚你到底想传达给收件人什么信息。把你的想法列为要点,并在句子前加上“I believe……”这样的表达。确保你的观点在前三句话中就展现出来。
态度生硬
礼貌是说起来容易,做起来很难的事情。
写邮件时,人们一开始就平铺直叙提要求,而忘记最基本的礼貌:加问候语。就像西方人不管认不认识,见面打招呼都要问“How are you?/ How have you been?”一样,在邮件开头问候对方也是一种礼仪。
这种邮件的问题在于:
一上来就提要求或者很严肃会给人很突兀的感觉,让人觉得是被“利用”,只是一个需要做事的工具。
而加上哪怕最简单的问候语,就能让人下意识感受到亲切和被尊重。
解决方案:
请以简单的问候语开头。如果你这封信是写给很多人看的,可以用“Hi team”或“Hi everyone”这样的问候语。
如果是要麻烦耗费不少时间和心力的事情、或是面对还不太熟悉的人,可以用Dear XXX 表示感谢或尊敬。
感谢太空洞
别人给了你帮助,你也知道要感谢别人,但只会用简单一个“thanks”?
这种thanks式的感谢,真是没有营养也没有心意的表达,还不如发个笑脸。
这种邮件的问题在于:
空洞的,充满套路痕迹的感谢句式,会让别人觉得敷衍,不辞辛苦的帮忙却没有换来等量的认可,会有一种不值得的受伤感,下次就不用用心对待你的请求了。
解决方案:
清楚地告诉对方感谢的理由。而且理由越详细越好。花一点时间说清楚别人的帮助、共享,会增加一起合作、共事的人对你的信任。
比如:
“I really appreciate your taking the time to give detailed and constructive advice to our design and make it more attractive to young people. ”
谢谢你百忙中抽出时间提出详细又很有建设性的意见,这让我们的设计方面对年轻群体更有吸引力。
这种表达就是反空洞的。所以正确的做法就是:用具体事例和成果肯定别人的帮助。
拼写和语法错误
语法和拼写看起来是很小的注意点,很多人并不在意。
但正如英国谚语所说:the devil is in details (魔鬼在细节处)。
这种邮件的问题在于:
这些看似细小的错误,会让你在别人眼中的观感变得非常糟糕,在潜意识里将你与态度不端正、做事浮躁的形象联系起来。
一旦发生几次这样的小错误,别人会认为你习惯性地不靠谱,很难认定你是个可以交付信任的合作伙伴。
解决方案:
在点击发送按钮前,仔细看一遍拼写问题,可以使用软件拼写检查差错别字。
通读下邮件,这样可以大大减少不容易发现的错误或冗余。花点时间来检查邮件,绝对会对后续影响大有帮助。
只有批评,没有建议
职场邮件沟通,肯定不能一味地写赞歌。更多的时候,我们是希望借助邮件沟通来解决问题。
而且相比较起电话、面对面对话方式,邮件沟通可以留出更多的思考时间和文字斟酌的余地,能缓冲掉绝大多数剑拔弩张,能很好解决不好意思开口的问题。
但即便如此,在邮件中指出别人问题,仍需要注意技巧。
不然的话可能会出现这种问题:
你说了想说的话,你爽快了,但伤了别人感情。
别人感情受伤,更没有动力寻找解决方案,问题将一直搁置,两败俱伤。
如果你总是这样,别人认为你是故意唱反调、找他的茬,同事关系岌岌可危。
解决方案:
下一次如果你想发邮件提批评,记住一定要给出相应的改进意见。这样就告诉别人:你不仅是问题解决者,还有领导担当力。
并且也能帮助被你指出问题的人解决该问题,使同事间的关系更牢固、长久。
然而,以上小贴士你收藏了还是不会用?
实践起来还是不知道怎么写?
注意了雷区之后依然没有效果?
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上课时间
4月和7月各有一期课程,内容一样,方便大家根据自己时间选择合适的上课时间。(4月课程如果有事缺席可以在7月补上)
4月课程
4月14日(周六) 1pm-5pm
4月21日(周六) 1pm-5pm
4月28日(周六) 1pm-5pm
5月5日(周六) 1pm-5pm
7月课程
7月7日(周六) 1pm-5pm
7月14日(周六) 1pm-5pm
7月21日(周六) 1pm-5pm
7月28日(周六) 1pm-5pm
上课地点
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