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无印良品（MUJI）在80年代成立以来，凭着独特的简朴风格及生活理念，早已成为日本国内外深受欢迎的企业。看似一帆风顺的无印，原来在2001曾录得史无前例38亿日圆（折算2.4亿元）亏损，一度出现经营危机。这个时候，松井忠三临危受命当上社长，进行各式各样的改革，成功让无印的业绩在翌年出现V字型反弹！
当人力资源部长出身的松井忠三，有自己一套管理无印的理念，他在《无印良品90%靠制度》一书中提到，无印的成功，除了靠一本自家制的「MUJIGRAM天书」之外，在全公司贯彻执行「零加班」也十分重要。
撰文：松井忠三（良品计画前会长）
日本上班族多数人从早工作到深夜，还因为工作劳累，周末连出门游玩的力气都没有。等到度过好几十年这样的上班族生活，面临退休时，才恍然自问自己究竟还剩下什么？
无印良品的员工都很热衷于工作，之前也曾有过把留下来加班视为理所当然。尤其是商品部员工，每天都忙到搭末班电车回家，而周休二日的其中一天得要忙着洗衣和打扫，另一天才能真正休息。这样的生活不仅让员工无法提升生产力，也无法在工作上提出创新想法。
因此，我就任社长后，就下定决心要去除员工的加班习惯。
松井忠三可算是无印良品企业史上其中一位灵魂人物。（网上图片）
第一步：循序渐进
当然，就算突然宣布「天天零加班」，也不可能隔天达成。所以，我们一开始先把一星期的其中一天订为「不加班日」，在那天规定全体员工都按时下班。结果出乎意外，一下就做到了。于是，半年后我们把不加班日增加到每周两天，虽然一开始有些混乱，后来也总算达成。
再来，就要采取全面不加班的措施。这次要彻底让全体员工都做到「傍晚六点半准时下班」。
这就困难多了，虽然时间一到，我们会准时关灯让员工离开，但有些员工会假装离开，隔一会又跑回公司来加班。也有人把工作带回家做，这样也失去不加班政策的意义。
「不加班」政策推行初期，有些员工会假装离开，隔一会又跑回公司来加班。(图/vcg)
第二步：教育员工找出「不做也无所谓」的工作
会加班的人，差不多都是同样那几个。这样的人都有个共同特征，就是做事非常认真。一项工作其实有特别重要的部分，也有枝微末节的小处。
例如，要在会议中简报新商品时，最重要的是「让企画案通过」，但这些特别认真的员工，往往会花许多时间准备简报资料，连枝微末节的部分都想做到完美。
我的意思不是「为了不加班，就可以任由工作品质低落」，而是要让员工体认到，在上班时间内把工作完成的重要性，进而设法提升自己的工作效率。
例如：虽然开会时要把需要用到的资料做成投影片，但只要部门预先决定好投影片格式，员工就能直接把资讯套用进去，不必多花工夫。透过资讯的共享，既可提高生产力，又不会让工作品质下滑。
此外，很多人虽然看似8小时都在工作，其实还是花不少时间在玩乐上。无印良品曾调查过员工对于网路的使用量，结果发现有25％的员工承认上班时曾经浏览与工作无关的网站。
像这样重新审视工作方式后，就能找出许多不做也无所谓的工作，或是浪费时间的工作。
看清工作的本质，就能大幅提高生产力。就算一天同样工作八小时，完成的工作量必定也比过去多。
松井认为，面对工作一味只懂「我会努力」，这种想法是最糟糕的。认清工作本质、问题所在才更重要。(图/《受够了！我要炒老细》电影剧照)
第三：教育管理层如何减少工作量
我认为要想根除加班，最有效的方法还是设置完成期限。
一旦必须在有限的时间内完成工作，势必会激发员工的专注力，学会安排工作的优先顺序。
不过，光靠限定完成期限，还是很难完全根除加班。假如不减少工作量，就得增加员工人数或是增加工作时问，只能从这两种方法中择一。
然而，增加员工人数并非真正改善效率。如果只是把同质的工作分给更多员工来做，等于不求进步。因此，真正本质性的解决方式，还是得从减少工作量的方向思考。
于是，我请所有部门自行提出能够让员工不加班的解决方案。例如，商品部曾表示公司有一些常用资讯并不包括在目前使用的资料中，必须自己建档。于是，我就找系统部商量，把所有必须用到的资料全数释出。在诸如此类的对策累积下，我们得以把全公司的工作时数（作业量）减少到原本的八成以下。
但要完全根除加班还是很难，所以，我决定先设置「10％的门槛」，也就是在晚上六点半以后，各部门留下加班的人数控制在10％以下。因为公司有时会因为结帐期或商品展示会非加班不可。
我们在2013年把门槛调降至7%，希望进一步提高工作效率。目前，就算碰到财会部门的结帐期，或适逢商品展示会期间，全公司的加班人数还是能控制在7％以下。
第四步：贯彻执行「傍晚禁止交付新工作」
根据我的观察，加班之所以减少不了，问题不光在每个人的工作方式上，也和公司的工作制度有关。
于是，无印良品制定了一条规定，那就是「一到傍晚，不许把新事情委托给别人」 。因为主管假如在傍晚五时，指示部属制作一份得花上两小时制作的资料，部属当然势必得为此加班。
除了主管外，一般同事如果要委托其他部门帮忙做什么，也必须让对方在上午时段就能完成。因此，要交托工作时，必须先预估完成的时间，再委托别人帮忙，效率才会提高。
在无印良品，主管被严禁「在傍晚向下属交付新工作」。(图/《受够了！我要炒老细》电影剧照)
很多企业都探行过不加班政策，但大多都是每星期实施一天，绝大多数试图每天不加班的企业，似乎都以失败收场。
他们之所以失败，原因在于既不减少工作量，又不增加人员，却希望工作时数能够减少，而那是不可能的任务。
加班不会只因为设置完成期限就减少，还必须花心思改善工作环境，像是主管要改变交办工作的方式，公司也要经常改善业务项目，以降低工作时数（去除工作项目或提升效率）等等。
由于我是那种做事务求彻底的人，如果我当天必须加班，就会向人事部提出加班申请。一旦公司的上位者带头遵守，部属就会也照着做，大家力求减少加班的意识就会变强。
假如员工把加班当成一种工作热情的表现，主管就必须先导正这样的思维。因为一个人对于工作的贡献度不是用时间衡量，而是以成果衡量。
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