在习惯和风俗完全不一样的国外，小伙伴们可能会遇到各种各样的问题。

比如在英国，大部分的学习和生活中的通讯都是通过邮件进行，

跟导师互相联系要通过邮件，跟学校行政部门联系也要通过邮件，就连小组讨论有的时候都需要用邮件联系。

很多小伙伴可能就遇到过以下问题了：

不清楚英文邮件的结构方式……

担心英国人的拖延症，所以想要礼貌的催促一下收件人尽快回复，却不知道如何下手……

还担心自己的措辞和用法不够“英国式礼貌”，出现Chinglish……

对于以上情况，呀哥表示非常理解，但是学会科学“写邮件”也十分必要、迫在眉睫……

为此，呀哥整理了一系列写邮件的小技巧，大家赶快马走，以备未来不时之需！

邮件的写作中一定要注意写标题。

因为邮件是英国人进行工作沟通，学业沟通的最主要方式之一。

每天英国人都会收到近百封主题不同的邮件，有一个好的，吸引人的主题就尤为重要。

简约  ▼

一般来说，电子邮箱收件箱里显示主题行大约60个字符，而手机顶多15-30个字符，因此有一个简约的标题就非常重要了。

理想的单词数约为6-8个单词

关键词优先  ▼

因为手机的阅读数量非常有限，所以在写主题栏时，强烈建议先写下最重要的单词。

这样有助于你的收件人更快的注意到你的邮件。最吸引人的关键词包括：邮件的重要程度（Urgent， Emergency，Some Question）

不要过分使用大写字母  ▼

很多小朋友们会在写主题栏时，把所有主题词全部用大写加粗显示。

但其实这非常不明智，因为大写字母对于很多人来说会有阅读障碍，而且会显得很冒进没有礼貌。

如果你想强调重要的话，对重要的词使用加粗字体是个不错的选择。

例句 ▼

当你需要发给导师关于论文的问题，又需要导师尽快给你回复时 

Urgent question concerning the dissertation of the  ……

（紧急程度★★★★★）

Something important about the dissertation of the master of ……

（紧急程度★★）

与导师沟通邮件需要有准确的称呼，根据你对收件人的了解程度不同，称呼方式也有不一样。

一般来说，在称呼中会出现以下几种形式：

知名知头衔  ▼

Dear title（Eg. Professor） +Surname

Eg. Dear Professor Lee 亲爱的导师 Lee

知性别  ▼

Dear Mr or Mrs or Ms + Surname

Eg. Dear Mr Lee

当然有的时候，小伙伴们也会遇到不知道自己的收件对象是男是女，这时候你也可以用下面的几种称呼方式：

不知收件人  ▼

Dear Sir or Madam （推荐使用）

Dear Mr or Ms （推荐使用）

To whom it may concern 

首先需要有一个自我介绍。如果你是第一次与这位导师，或者工作人员书信来往的话。

你需要告诉导师关于你自己的重要信息，这样方便老师将你准确的“对号入座”。

你的姓名年纪专业▼

比如 :

“Dear Professor Lee，My name is Rita, I am a second-year student majoring in Accounting and Finance……”

你和他最近一次交集点 ▼

毕竟导师有的时候日理万机，有可能并不记得每个人的姓名和班级，这时候你就要让他能快速地想起你……

比如 :

“Dear Professor Lee，My name is Rita. I am a second-year student majoring in Accounting and Finance. I attended last Accounting class sitting in the front row with a pink hair.”

在简短又清晰明确的自我介绍之后，再详细表述之前，你需要明确这篇邮件的目的。

这个部分也是最简单的了，一般情况下你的Purpose与你的Subject Line比较相似。

呀哥在下面例举了几个较为常用的句型，可以变换使用。

当你对作业或者论文有疑问时 ▼

I have a question about the assignment/dissertation you gave us…… 我对您上周布置的作业和论文有点疑惑

常用句型 ▼

I am writing to inquire…我是来询问您……

I am writing to reference to… 我写信是为了xxx事情

I am writing to confirm … 我写信是为了来确认……

前几步都完成了之后就需要开始具体描述主体正文了……

正文中，主要是具体描写你遇到的问题，以及问题产生的相关背景。

你需要做到以下几点：

切忌长文不分段 ▼

在正文部分中，切忌不能一整段话写完。要适当的分段，并且每段部分的主题句和重要部分可以加粗提醒。

保证基本语法正确 ▼

正确使用标点符号 ▼

正确使用礼貌用语 ▼

比如“Sorry to bother you……” “would you please”等礼貌用语

不能使用非正式用途缩略语 ▼

有很多小伙伴在生活中很喜欢使用不正规的缩略语。

比如”2morrow—tomorrow“ “U—You”

这种用法可以在网络和社交软件上与同学，网友之间使用。

但对于导师来说，缩略语略微有些轻浮和不讲礼貌。所以千万要正确拼写你的单词。

正确的使用大写字母 ▼

正确的使用大写符号对于小伙伴们来说非常重要。

有的同学们喜欢通篇使用大写字母，这给收件人的阅读过程制造了很大的障碍……

大写字母常用的主要有一下几种形式 ▼

1. 每一句的第一个单词的第一个字母

2. 我的第一人称形式— “I”

3. 人名和头衔——比如 Professor、Doctor

4. 专有名词（国家，电影，书籍，专业，论文题目等等）

5. 部分时间（月份，季节，星期，节日）

6. 部分导师可能会要求学生将自己的姓全部大写。比如 “XiaoMing LEE”....

因为越来越多以姓在前、名在后的来自中国等亚洲裔国家的学生在英国留学。

而有些留学生仍然习惯于他们的母语体系，所以将“姓大写”有助于阅读者分辨哪个是姓哪个是名。

但姓全部大写也不是强制要求，如果你没有全部大写也不用因为这个而担心。

既然你的导师已经辛苦阅读到邮件结尾了，就要跟导师表达一下感谢之情……这就需要你用到结尾句和结尾词了！

常用结尾句

一般情况下结尾句可以这么写 ▼

Have a nice day 祝您一天愉快

但在不同情况下也可以使用不同的结尾：

比如，当你需要导师给你回信或则给你详细的帮助时，你可以说 ▼

·Thanks in advance for your time 

为占用您的时间而提前感谢您

·I appreciate your help 

非常感谢您的帮助

·Thanks and let me know if there are any hold-ups 

如果有任何难题请告诉我

·Appreciate your help in answering my question 

非常感谢您能帮助我并回答我的问题

· thanks for pointing me in the right direction 

感谢您为我指点迷津

比如，当你想要继续保持与收件人的联系▼

·Talk soon 稍后详谈

·Speak with you soon 尽快与你详谈

想要礼貌的催促他尽快回复时，你可以 ▼

·Looking forward to your reply 

希望您能尽快回复

·I look forward to hearing from you  

我期待您能尽快给我回复

常用结尾词

除了这些结尾句之外，你还需要在你的落款前加上适用的结尾辞，比如 ▼

·Best wishes最美好的祝愿

·Cordially yours 谨上

·Fond regards亲切的问候1

·Kind regards亲切的问候2

·Kind Thanks亲切的问候3

·Regards 致意

·Respectfully尊敬的

在落款处，你需要用你的全名落款。而且落款时需要注意，外国的姓名顺序与国内不一致，正确的落款需要名在前，姓在后。

同时如果需要，也可以在姓名落款后加上自己的电话号码和邮箱地址。以免收件人联系不到你，而耽误效率。

如果导师有要求的话，也需要注意将自己的姓全部大写。

比如：XiaoMing LEE/LEE XiaoMing

在用邮件的表达过程中最主要的就是需要有礼貌的表达方式，因为你的一言一行都是被文字记录在案的。

而导师或者你的合作伙伴，每一次阅读你写的邮件，就是对你本人的一次形象塑造。

为了咱们讲礼貌的高素质形象，大家一定要在写邮件的时候注意文明礼貌和正确的表达。

写好一篇邮件，不仅有助于解决问题，还有助于促进与老师、同学之间的沟通和交流~

只要记得以上几点，一定能帮助你啃下“写邮件”这块硬骨头~